Aktuelle Herausforderungen in der Rechtsbranche

Teil 4: Herausforderungen im Projektmanagement

In der Interview-Reihe "Aktuelle Herausforderungen in der Rechtsbranche" geht es darum, wie eine internationale Wirtschaftskanzlei mit Herausforderungen und Chancen in den aktuellen Zeiten umgeht. Im vierten Teil berichtet Irina Krawtschenko, Legal Project Coordinator im Frankfurter Büro von Baker McKenzie, über Herausforderungen im Projektmanagement in der Großkanzlei. 

*Zugunsten der Lesbarkeit haben wir auf geschlechterspezifische Schreibweise verzichtet. Wir bitten um Verständnis.

Frau Krawtschenko, wozu braucht man in Kanzleien überhaupt Legal Project Management? 

Die Rahmenbedingungen in der Rechtsbranche haben sich in den letzten Jahren stark verändert. Der Markt und die Arbeit haben sich gewandelt, auch unter dem Einfluss der Digitalisierung. Legal Project Management unterstützt Anwälte, die Arbeitsabläufe zu optimieren, also einzelne Arbeitsschritte zu koordinieren, abzustimmen und zu steuern - unter Einsatz von Projektmanagement Tools und Technologie. Das Legal Project Management ermöglicht es zum einen, Prozesse zeit- und kosteneffektiv zu gestalten und damit zur Profitabilität der Kanzlei beizutragen. Zum anderen geht es um eine fließende Kommunikation mit dem internen Projektteam und zwischen Anwälten und Mandanten.

 

Wie muss man sich Ihre Aufgaben als Legal Project Coordinator vorstellen? 

Als Legal Project Coordinator unterstütze ich unsere Anwälte z.B. während komplexer M&A-Transaktionen oder Umstrukturierungen, an denen zahlreiche Praxisgruppen und Jurisdiktionen beteiligt sind. Vor allem bin ich involviert in den Aufbau und die Administration einer Online-Projektmanagement Plattform. Diese dient sowohl unseren Teams als auch unserem Mandanten als zentrale Anlaufstelle und ermöglicht jederzeit einen Überblick über den aktuellen Projektstatus. Zu meinen Aufgaben gehört auch dafür zu sorgen, dass der Informationsaustausch im Team reibungslos funktioniert. Ich überwache Fristen und koordiniere mit unserem Team Entwicklungen im Ablaufplan. Unsere Projekt-Plattform ermöglicht uns, Workstreams optimal einzubinden und zu steuern. Mit Hilfe unserer integrierten Tools erstelle ich auch Dashboards, Zeitpläne und Projektstatusberichte, die wir unseren Mandanten an die Hand geben können.


Keiner möchte, dass ein Projekt scheitert. Was braucht es, um sicherzustellen, dass Projekte erfolgreich abgeschlossen werden? 

Der Schlüssel zum Erfolg liegt größtenteils in der initialen Planung und Kommunikation. Hier werden die Weichen gestellt oder auch sinnvoll angepasst. In dieser Phase geht es darum, mit allen Parteien einen gut belastbaren Plan aufzustellen. Hat man das Ergebnis und den Weg dorthin definiert, ist im nächsten Schritt der Plan kontinuierlich zu prüfen. Denn Pläne ändern sich, und damit auch Faktoren wie Kosten und Zeit. Hier sind das A und O der kontinuierliche Austausch und die transparente Kommunikation mit dem Mandanten.  


Was sind die wichtigsten Themen derzeit auf Ihrer Agenda? 

An oberster Stelle steht, unsere Anwälte bei ihren Projekten zu unterstützen. Derzeit bin ich in eine Transaktion miteingebunden, in deren Rahmen unser Mandant ein Unternehmen kaufen möchte. Hier arbeiten wir mit rund 40 unserer 77 weltweiten Büros und 30 Korrespondenzkanzleien zusammen. Eine Transaktion in diesem Umfang tangiert zahlreiche Themen in Sachen Projektmanagement.

Im Fokus steht außerdem, unsere Projektmanagement-Systeme weiterzuentwickeln. Aktuell testen wir mit unserem Team ein neues Tool, das die Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb der Projektteams noch weiter vereinfachen soll. Wir sind dabei zu eruieren, wie wir neue Tools in unsere Prozesse integrieren können und welche neuen Einsatzmöglichkeiten sich künftig für unsere Mandanten und uns ergeben. 

Sie sind seit rund einem Jahr im Legal Project Management Team einer Großkanzlei tätig. Inwiefern haben sich Ihre Aufgaben bzw. Ihr Arbeitsalltag verändert - auch im Zuge der Coronapandemie? 

Ich wechselte zu Beginn des Corona "Lockdowns" im März 2020 in unser globales Legal Project Management Team. Einige Kollegen hatte ich bereits über Videokonferenzen kennengelernt, die weiteren Kollegen in der direkten Projektarbeit und den wöchentlichen Virtual Team Meetings. Unsere Kanzlei hatte früh in ein international breit aufgestelltes und sehr gut vernetztes Team investiert und die Zusammenarbeit klappte daher auf Anhieb gut. Es war anfangs eine Umstellung, komplett aus dem Homeoffice zu arbeiten, aber dank der technischen Infrastruktur und unserer StayConnected Initiative, die unsere HR-Abteilung zu Beginn der Coronapandemie ins Leben gerufen hatte, um u.a. weiterhin mit allen Kollegen in Kontakt und vernetzt zu bleiben, funktionierte das gut.

Vor meinem Wechsel ins globale Legal Project Management Team war ich vier Jahre lang im Business Development & Marketing Team tätig, Videokonferenzen und virtuelles Arbeiten im Team gehörten auch während dieser Zeit bereits zu meinem Arbeitsalltag und bereiteten mich gut auf die heutige Situation vor. Umso positiver finde ich es, dass sich Videokonferenzen zu einem festen Bestandteil in der Kommunikation entwickelt haben - nicht nur innerhalb des eigenen Teams, sondern auch mit sämtlichen Kollegen und Mandanten. Der persönliche Kontakt ist dennoch nicht komplett durch virtuelle Treffen zu ersetzen, und ich freue mich, wenn dies auch wieder möglich sein wird. 


Wie wird das Projektmanagement in Kanzleien in der Zukunft aussehen?

Das Thema wird weiter an Auftrieb gewinnen. Unsere Kanzlei setzte als eine der ersten Sozietäten weltweit auf dieses Thema und baut es weiterhin kontinuierlich aus. Wir sind mittlerweile weltweit in allen wichtigen Wirtschaftszentren vertreten. In Zukunft werden sich sicherlich die Methoden und Systeme weiterentwickeln und das Team weiterwachsen. Die Vergangenheit hat gezeigt: Ab einer bestimmten Projektgröße sind anwaltliche Expertise und Projektmanagement auf mehrere Schultern zu verteilen.

Die voranschreitende Digitalisierung des Rechts wird Kanzleien auch weiterhin dazu bewegen, sich zunehmend mit Legal Project Management auseinanderzusetzen. Die Vorteile eines strukturierten, professionellen Projektmanagements in der Rechtsberatung liegen auf der Hand: Was zunächst als Trend auf dem deutschen Markt angekommen ist, wird sich verstärkt auch hier zu einer Schlüsselkompetenz für Kanzleien entwickeln und sich fest in die Kanzleistruktur integrieren, sofern dies noch nicht geschehen ist. 


Sie selbst studierten Internationale Wirtschaftsbeziehungen und Internationales Management und streckten während ihrer Auslandsaufenthalte die Fühler nach England und Frankreich aus. Welchen Tipp können Sie KandidatInnen geben, die sich für das Projektmanagement in Kanzleien interessieren? 

Juristisches Wissen ist zwar von Vorteil, aber nicht zwingend notwendig, um den Weg ins Legal Project Management Team einzuschlagen. Wichtig ist vor allem, dass man bereit ist, sich mit komplexen Sachverhalten auseinanderzusetzen und in Prozesse hineinzudenken. Man sollte Interesse an neuen Technologien, Spaß am Organisieren und Analysieren von Daten und Zahlen mitbringen. Der Job erfordert ein hohes Maß an Flexibilität und Kommunikationsstärke und bietet gleichzeitig ein Arbeitsumfeld mit spannenden Herausforderungen. 


Zur Interviewpartnerin:

Irina Krawtschenko ist seit 2020 Legal Project Coordinator bei Baker McKenzie in Frankfurt, zuvor arbeitete sie im Business Development & Marketing Team im Frankfurter Büro der Kanzlei. Ihre aktuellen Projekte und Kollegen im Legal Project Management verteilen sich auf die ganze Welt mit Fokus EMEA (Europe, the Middle East and Africa). 


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